Comment organiser une visioconférence ?
Il est maintenant plus facile que jamais d’organiser une visioconférence. Plus d’investissements majeurs ni de salles de conférence complexes. Aujourd’hui, un coin du bureau peut être un lieu efficace pour la visioconférence. Avec ces cinq étapes, vous et vos collègues pouvez accueillir le monde avec un son et une image de haute qualité, faisant des réunions une expérience naturelle et relaxante.
analyse de la demande
Commencez par examiner les besoins de réunion à distance de votre organisation : combien de participants y a-t-il, quel service ou plateforme souhaitez-vous utiliser, différentes options sont nécessaires, avez-vous parfois besoin de les combiner ? Impliquez vos collègues qui se réunissent fréquemment et tenez compte de leurs besoins lors de la prise de décisions.
Choisissez les conditions d’utilisation
Après une analyse des besoins, il est temps de déterminer les cas d’utilisation et les types de conférence à distance à prendre en charge. Des solutions faciles à utiliser pour tous les services et plates-formes, même pour les environnements combinant différentes technologies et scénarios. Laissez les besoins de l’utilisateur être le facteur décisif et laissez les revendeurs professionnels vous guider.
Si vous disposez déjà d’un système de téléconférence USB efficace, il est préférable d’acheter simplement des caméras et des concentrateurs intelligents.En d’autres termes, il suffit de mettre à niveau conférence vidéo.
créer de l’espace
À quoi ressembleront les salles de votre organisation pour la visioconférence ? Vous n’avez pas à penser à une salle de conférence typique.Il y a de fortes chances que vous deviez équiper quelques petites salles de réunion (buanderie)Il est également possible de convertir des parties inutilisées du bureau en espaces de réunion.
Choisissez un appareil qui convient au plus grand nombre de personnes que vous prévoyez de rassembler. Il est facile de sous-estimer les besoins en capacité sonore. La visioconférence bénéficie d’un petit nombre de sources lumineuses de haute qualité. Cela permet à la caméra de s’adapter à la lumière. Essayez également d’éviter le contre-jour.
Différents types de caméras sont disponibles, optimisées pour différents meubles et tailles de salle de réunion. Les caméras des salles de réunion avec des participants proches de l’écran doivent être grand angle (de préférence environ 120 degrés) afin que tout le monde se fonde naturellement dans l’image.Dans les pièces sombres, utilisez zoom optique Bonne qualité combinée à la fonctionnalité panoramique et inclinaison (PTZ).
Installer
L’installation est rapide et facile si vous ne voulez pas passer du temps sur du câblage compliqué. L’utilisateur n’a alors besoin que d’un câble USB reliant la caméra, l’équipement audio et le moniteur de pièce pour se connecter à son ordinateur.
pendant la réunion
Une fois que tout est en place, il existe un certain nombre de facteurs simples à prendre en compte pour une visioconférence efficace, productive et de haute qualité. Avant de commencer une réunion, déterminez quel équipement audio et vidéo votre ordinateur utilise. C’est une raison très courante pour laquelle les réunions à distance échouent. Cela peut généralement être ajusté dans les paramètres de l’application de réunion.
Évitez de frapper le stylo sur le bureau et de taper fort sur l’ordinateur. Cela peut créer des sons gênants pour les participants distants. Si vous vous réunissez sur une application sur votre ordinateur portable et que vous le pouvez, passez du Wi-Fi à une connexion réseau filaire.
Avant de démarrer une visioconférence, il est conseillé de vérifier ce que verront les participants à la réunion. Un arrière-plan très encombré ou encombré rendra plus difficile pour les participants de se concentrer sur la réunion.
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