Réception, gestion des documents financiers : utilisez le logiciel de traitement des reçus OCR !


Les reçus et les factures font partie intégrante d’une entreprise. Le problème des reçus est double. Non seulement elles sont nombreuses et entassées sur les bureaux, mais surtout elles peuvent être frauduleuses, répétitives, fausses… C’est à votre service financier de les examiner, les analyser, les traiter et finalement les intégrer dans votre logiciel. Comptabilité.

Bah, quel travail répétitif et chronophage. Heureusement, les récentes avancées technologiques ont mis au point un outil pour automatiser ce processus.utiliser un Logiciel de reconnaissance de caractères et d’extraction de donnéesest de vous faciliter la gestion de vos documents financiers.

Recettes ou quittances omniprésentes et leur gestion chronophage

Récapitulons, vous travaillez dans le service financier d’une entreprise. Chaque jour, des dizaines de reçus différents s’empilent sur votre bureau. Récemment côtoyé les plus anciens, et bien souvent tout se mélange.

En l’absence de gestion automatisée des documents financiers

Pour traiter les reçus sans automatisation, il y a quelques étapes différentes avec une marge d’erreur très élevée. C’est répétitif, source d’erreurs et la tâche conduit souvent à la frustration.

Oui, dites-vous que pour traiter le reçu, vous devez : Le recevoir et le conserver. Pour le traitement, les données doivent être saisies manuellement dans un logiciel comptable. À partir de là, vous devez vérifier la cohérence entre le reçu et les informations que vous avez transcrites.

Autrement dit, le même reçu peut être traité plusieurs fois par différents services de l’entreprise. Par conséquent, les mêmes informations peuvent être extraites plusieurs fois par différentes personnes.

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C’est long et les erreurs manuelles arrivent vite. Ces mêmes tâches doivent être répétées pour chaque reçu. Et vous n’avez pas à vous en occuper un à la fois.

Vérifier l’authenticité des reçus ou reçus

Avec les outils d’aujourd’hui, la contrefaçon de reçus est un jeu d’enfant. Éditer un fichier PDF, modifier le montant ou le pourcentage de TVA, le soumettre deux fois… à l’œil nu, trouver un vase à roses est compliqué. Surtout lorsque le nombre de justificatifs à traiter est assez important.

C’est une vigilance perpétuelle sur chaque reçu.

Fraude à la facture, au reçu ou à la quittance, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’une modification partielle ou complète des documents financiers soumis, qui peut être volontaire ou involontaire, mais qui met sans aucun doute votre entreprise en danger.

Il peut s’agir du montant définitif de la recette, qui ne correspond pas à une augmentation du montant existant ; d’une facture dont les coordonnées du fournisseur ou du destinataire ont été révisées ou erronées ; d’une facture pour un produit ou une intervention qui n’a jamais été livré/commandé/exécuté.

Assurer et simplifier l’automatisation de l’ensemble du processus

L’utilisation du logiciel OCR de reçus vous offre une double solution.

Les outils de numérisation de reçus fonctionnent avec l’OCR ou la reconnaissance optique de caractères, une technologie qui extrait les données des documents.

Grâce à cette technique, vous pouvez mettre fin à la saisie manuelle des données. Le logiciel de traitement des reçus conforme au RGPD ne stocke aucune donnée.

Voyons comment cette solution fonctionne et ses avantages.

Logiciel OCR reçu : fonctionnement

Automatique, sécurisée et rapide, cette solution d’automatisation numérise les documents dont vous souhaitez extraire des informations. Vous pouvez paramétrer les données à extraire : détails du magasin, gamme de produits, date de réception, montant, etc.

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Scannez le reçu via l’application à l’aide de l’appareil photo de votre smartphone. Vous pouvez également intégrer des factures ou des reçus numériques directement dans le logiciel. Les informations définies sont extraites et intégrées dans votre logiciel comptable.

Que pouvez-vous obtenir de cette solution d’automatisation

L’utilisation de l’OCR reçu dans votre organisation présente de nombreux avantages. Passons en revue les principaux avantages de cette utilisation.

  • Excellent moyen de gagner du temps : Les reçus, factures, factures sont traités beaucoup plus rapidement avec le logiciel OCR. En quelques secondes, toutes les informations nécessaires à votre administration sont extraites et sans erreur. Vous pouvez compter sur une économie d’environ 70 % de votre temps de traitement avec ce logiciel.
  • Détection des doublons : Le logiciel vous alerte lorsqu’une facture est soumise deux fois. Par conséquent, vous pouvez annuler ou suspendre votre remboursement.
  • Coûts réduits : Libérez votre personnel de cette tâche automatisable en utilisant l’OCR reçu. Ils peuvent désormais se concentrer sur leur cœur de métier. Les abonnements OCR reçus dépendent du volume de documents à traiter.

Trouvez votre fournisseur OCR

Un logiciel OCR qui traite les reçus peut vous faire gagner du temps et réduire considérablement les taux d’erreur. La détection des encaissements faux et frauduleux vous permet de protéger votre comptabilité. Pour commencer à automatiser la gestion des reçus, il vous suffit de trouver un fournisseur de logiciel OCR de reçus.