Une alternative européenne sécurisée à Google Workspace : ONLYOFFICE Workspace


Le télétravail ayant progressé en France et au-delà depuis le confinement, il est impératif de pouvoir s’appuyer sur des outils de collaboration performants et performants. C’est pourquoi les éditeurs de suites logicielles associent les outils numériques disponibles pour fournir des solutions sur mesure pour assurer la continuité de l’activité et optimiser le travail en équipe et/ou les bureaux à domicile.

En octobre de cette année, le géant américain Google s’est regroupé sous la même marque, Espace de travail Google, tous ses services destinés aux professionnels sont désormais accessibles via la même interface. Bien que cette suite particulièrement complète et puissante dispose de tous les outils de communication et de collaboration nécessaires, certaines organisations cherchent à la remplacer par des alternatives européennes gratuites pour les coûts de licence et la protection des données des utilisateurs.

Presque au même moment, les éditeurs lettons Systèmes Ascensio SIA Introduire de nouvelles solutions Espace de travail ONLYOFFICE Ses outils d’édition et de co-édition décrits dans cet article sont associés à des applications de productivité.

Examinons de plus près ce qui fait de ONLYOFFICE Workspace une alternative solide au lieu de travail numérique fourni par Google.

ONLYOFFICE Workspace : Un espace optimisé pour mieux travailler au quotidien

ONLYOFFICE Workspace est une collection d’applications web harmonieusement réunies autour d’une plateforme open source :

  • Documentation ONLYOFFICE : Alternatives aux suites bureautiques en ligne Microsoft Office en ligne et Google Docs Il les surpasse même sur certains aspects, comme la compatibilité des formats, la fidélité d’affichage du contenu, les aspects de collaboration, etc.
  • Groupes ONLYOFFICE : Applications de productivité pour la gestion de documents, de projets, de relations clients, d’agendas, d’e-mails, de réseaux sociaux internes à l’entreprise.
  • Serveur de messagerie ONLYOFFICE : Outils de création de boîtes aux lettres professionnelles.
  • Serveur XMPP ONLYOFFICE : JE SUIS.

Lorsqu’il est déployé sur un serveur, un panneau de contrôle intuitif facilite la configuration et la gestion de l’environnement d’espace de travail ONLYOFFICE. Vous pouvez rapidement activer ou installer les outils dont vous avez besoin, mettre à jour votre espace de travail ou passer à Enterprise. Cela facilite la sauvegarde des données, leur accès centralisé via SSO et LDAP et le suivi des actions des utilisateurs. De plus, la plateforme peut être utilisée sous une marque blanche (au nom de votre entreprise), et l’architecture multi-tenant permet la création de bureaux en réseau distincts pour chaque département de l’entreprise.

ONLYOFFICE Workspace s’adapte aux besoins d’une entreprise, quels que soient sa taille, son secteur d’activité et ses ressources. Ses fonctionnalités peuvent être étendues grâce à des intégrations avec des services tels que Twilio, WordPress, DocuSign, etc.

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Si vous utilisez une plateforme de stockage cloud tierce (Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive, kDrive, etc.), vous pouvez les connecter au module Documents de ONLYOFFICE Workspace pour y éditer, co-éditer et chiffrer vos documents.

Comment ONLYOFFICE sécurise la collaboration en ligne : authentification et contrôle d’accès au portail

Au-delà de l’ergonomie, de la fluidité d’utilisation, de la richesse des fonctionnalités, et surtout, tous ceux qui travaillent en ligne sont soucieux de la sécurité.

L’espace de travail ONLYOFFICE conforme RGPD est déployé en auto-hébergement, vous permettant de contrôler vos données avec une gamme complète d’outils et de services :

  • Le code open source, disponible sur GitHub, garantit transparence et fiabilité.
  • Contrôle d’accès:
  • Authentification unique (SSO) : Actuellement, ONLYOFFICE dispose de trois fournisseurs d’identité intégrés pour fournir une fonctionnalité d’authentification unique (Shibboleth, OneLogin et AD FS).
  • L’authentification à deux facteurs sécurise le processus de connexion sur votre portail avec des codes d’accès dynamiques envoyés par SMS.
  • Les domaines de confiance sélectionnent manuellement le serveur de messagerie auquel les e-mails enregistrés doivent appartenir.
  • Restriction d’adresse IP, permettant uniquement aux adresses IP sélectionnées d’accéder au portail.
  • Surveillez les actions des utilisateurs et l’historique des connexions.
  • Sauvegarde des données : des sauvegardes manuelles et automatiques peuvent être effectuées en définissant la destination de stockage de sauvegarde.

ONLYOFFICE permet de définir des niveaux de collaboration avec des droits d’accès utilisateur flexibles :

  • au module d’espace de travail ONLYOFFICE.

Les utilisateurs d’un environnement collaboratif peuvent être facilement regroupés et hiérarchisés. Vous pouvez définir des droits d’accès aux modules du portail et aux données pour chaque utilisateur ou groupe afin de protéger les données sensibles.

Par exemple, dans le module Projets, les chefs de projet peuvent accorder ou restreindre l’accès aux projets en fonction des responsabilités et des niveaux d’implication des membres de l’équipe.

  • Dossiers et documents au module Documents.

Vous pouvez les partager en accordant un accès complet ou en lecture seule, en permettant de laisser des corrections ou des commentaires, ou simplement en remplissant les champs créés. L’impression et le téléchargement de documents peuvent également être limités.

Lorsque vous partagez une feuille de calcul, vous pouvez masquer les données sensibles que vous ne voulez pas que les autres voient ou autoriser vos collègues à appliquer leurs propres filtres pour trier les données sans déranger leurs co-auteurs.

Un nouveau niveau de protection des données : chiffrement au repos, en transit et lors de la coédition

En plus de ces mesures de sécurité, ONLYOFFICE assure également une protection complète des données. En plus de la méthode JWT de protection des documents contre les accès non autorisés, ONLYOFFICE va encore plus loin en fournissant le chiffrement des données au repos, en transit et pendant la collaboration en ligne.

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Les données transmises entre le système et le client sont protégées par le protocole HTTPS et le dernier algorithme de chiffrement TLS.

Le chiffrement au repos offre une meilleure protection contre les violations de données. Si l’option « Chiffrement du stockage » est activée, tous les fichiers stockés sur ONLYOFFICE seront chiffrés à l’aide de la norme de chiffrement avancé. Cet algorithme de chiffrement par bloc symétrique de 128 bits utilise une clé asymétrique de 256 bits, également connue sous le nom de Rijndael.

Dans sa dernière version, ONLYOFFICE Workspace a ajouté une fonctionnalité « Salle privée » qui assure la protection des données lors de la co-édition en temps réel. Private Room est un environnement sécurisé où chaque symbole saisi est crypté à l’aide de l’algorithme de cryptage AES-256.

Activez cette option via l’application de bureau ONLYOFFICE. Tous les documents sur lesquels vous travaillez dans votre salle privée sont automatiquement cryptés avec des clés AES-256 générées de manière aléatoire et partagés avec des utilisateurs autorisés à l’aide d’un cryptage asymétrique. Les fichiers créés, stockés et partagés dans des salles privées ne quittent jamais le répertoire et ne peuvent pas être copiés, redistribués ou décryptés. Le chiffrement et le déchiffrement des fichiers se produisent strictement sur l’ordinateur de l’utilisateur, de bout en bout.

Formules et modèles de déploiement

Espace de travail ONLYOFFICE Il existe deux versions : Edition communautaire et Edition pour entreprise.

L’édition communautaire fournit une gamme complète d’outils de base pour organiser et gérer de manière complète les opérations des petites équipes. Choisissez l’édition Enterprise si vous avez besoin de fonctionnalités avancées dans les éditeurs Docs (comparaison de documents, contrôle de contenu, éditeur Web mobile), d’un support technique professionnel, d’un accès prioritaire aux performances et d’améliorations de la sécurité.

Les plans tarifaires de ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition sont basés sur le nombre d’utilisateurs et le niveau de support technique (Basic, Premium, Premium). Les prix des licences à vie commencent à partir de 1650 EUR par serveur.

Il existe plusieurs options d’installation pour déployer ONLYOFFICE Workspace sur votre propre serveur : packages prédéfinis, images Docker, installation en un clic sur DigitalOcean et via AWS Marketplace.

Si votre organisation ne dispose pas de sa propre infrastructure informatique, vous pouvez lancer ONLYOFFICE Workspace dans un modèle SaaS avec un hébergement fiable dans le cloud public.

Il n’y a pas si longtemps, ONLYOFFICE Workspace était disponible sur la Marketplace d’OVHcloud. Cet espace de travail européen complet est déployé sur une instance dédiée, hébergée et sauvegardée en France, permettant aux utilisateurs français de garder le contrôle total et la confidentialité de leurs données et échanges.

Articles réalisés en collaboration avec ONLYOFFICE